Les utilisateurs de Comarch ERP XT peuvent importer dans le système les données de leurs clients/fournisseurs/produits. La façon de procéder est la même pour l’import des données des clients/fournisseurs et des produits.
Pour importer les données, procédez de la manière suivante :
Première étape – choisissez Factures >>> Clients/Fournisseurs/Produits >>> et l’option « Importer les données à partir de la feuille de calcul » depuis le menu contextuel.
Seconde étape – décidez si vous souhaitez ajouter de nouvelles données ou mettre à jour les données existantes.
Pour ajouter de nouvelles données :
Choisissez l’option « Ajouter de nouveaux clients/fournisseurs (Ajouter de nouveaux produits) »
et indiquez le fichier à partir duquel les données doivent être importées. Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur le bouton « Importer ».
Nb : Si vous importez les données à partir du même fichier une fois suivante, cochez la case « Ignorer les produits et les clients/fournisseurs déjà existants ». Cela permet d’éviter le dédoublement des données sur les listes.
Une fois l’import terminé, vous en serez informé à l’aide d’un message approprié. Si l’import des données échoue pour une raison quelconque, une information sera affichée dans le message d’erreur. Si c’est le cas, il est nécessaire de corriger les données dans la feuille et d’effectuer à nouveau l’import.
Pour mettre à jour les données existantes :
Choisissez l’option « Mettre à jour les clients/fournisseurs existants (Mettre à jour les produits existants) »
et indiquez le fichier à partir duquel les données doivent être importées. Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur le bouton « Actualiser ».
Pensez à utiliser l’option « Préparer la feuille », vous permettant d’exporter l’état actuel de la liste des clients/fournisseurs/produits avant d’effectuer des modifications de ce fichier et de l’importer.
Nb: Pour que les données soient importées correctement dans le système, la feuille doit avoir la structure et le nom bien définis. Il est à noter que le nom du fichier n’équivaut pas au nom de la feuille. Le fichier peut avoir un nom quelconque tandis que le nom Clients/fournisseurs (Produits) se réfère à une feuille concrète dans le fichier.
La feuille doit contenir les colonnes définies où la première ligne regroupe les en-têtes des colonnes. Lors de l’import, le logiciel identifie, sur la base de ces en-têtes, quelles données sont enregistrées dans une colonne donnée et les importe dans un champ défini dans le logiciel. Un fichier xls peut regrouper en même temps deux feuilles : l’une contenant les informations sur les clients/fournisseurs et l’autre avec les produits.